Gestión de proyectos: Excel

Buenas, ¡aquí estamos otra vez!

Esta vez para hablar de la gestión de proyectos. ¿Y qué es eso? Os preguntaréis algunos. Pues bien, gestionar un proyecto es sinónimo de organizar y administrar los recursos, de tal forma que el proyecto se termine completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados en un principio.

Existe una organización internacional sin ánimo de lucro que cuenta con profesionales relacionados con la gestión de proyectos: es el Project Management Institute (PMI®). Está considerada la asociación profesional más grande del mundo en su ámbito con 260.000 miembros en unos 170 países. La oficina central se encuentra en una localidad de Estados Unidos: Newtown Square (Pennsylvania). Sus principales objetivos son: 

1) Formular estándares profesionales

2) Generar conocimiento a través de la investigación

3) Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación

Esta asociación se fundó en 1969, pero fue a principios de 1990 cuando publicó la primera edición de la Guía del PMBOK®, que se convirtió en un pilar básico para la gestión y dirección de proyectos. Esta Guía ofrece una descripción general de los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas. En su tercera edición, era el único estándar ANSI (Instituto Nacional Estadounidense de Estándares) para la gestión de proyectos.

(Si alguien quisiera saber más sobre esta asociación, aquí dejo el enlace de su página oficial: http://www.pmi.org/)

Y vosotros diréis: ¿de qué le sirve a un traductor conocer todo esto? Pues bien, un traductor, al igual que cualquier otro profesional necesita gestionar su tiempo para aprovecharlo al máximo y rendir en su trabajo para ofrecer un producto de calidad. Es por eso que existen asociaciones y programas que nos permiten conseguir ese rendimiento y aprovechamiento de nuestro tiempo para poder cumplir con nuestros clientes.

En clase hemos podido ver que simplemente con Excel podemos organizarnos bastante bien. 

Esta imagen es una muestra de una práctica que hicimos en clase. Teníamos un encargo de traducción de un manual de usuario y la ayuda en línea de una aplicación de software. Como el volumen del encargo era grande, dividimos la tarea entre cuatro traductores para poder llevarla a cabo en el plazo que se había estipulado, en este caso, 30 días. Debido a que el encargo pedía dos traducciones distintas, una del inglés al español y otra, del inglés al francés, había que tener en cuenta que en cada lengua había cuatro traductores entre los que se dividía el trabajo y ambos grupos realizaban la tarea paralelamente. De esta forma el cálculo de días era el mismo para ambos, pues, aunque trabajaran en idiomas y grupos diferentes, los dos hacían la misma cantidad de trabajo, que se había dividido en el mismo número de personas.

Hicimos un cálculo al alza de las horas y los días que emplearíamos en cada tarea y una vez realizadas todas las cuentas, unimos el tiempo que emplearíamos en el manual de Word y la ayuda en línea, de manera que nos quedaba una tabla en la que aparecía el tiempo que tardaría una persona en realizar dicho trabajo y lo que en realidad emplearíamos al dividir la tarea entre varias personas.

Como se ve en la imagen, teníamos que ir calculando los días para cada parte del encargo: capturas de pantalla, revisión, maquetación… lo que nos quita algo más de tiempo que se le podría dedicar a lo que es la traducción en sí.

Excel es un método muy básico para organizar un proyecto. Hemos visto que hay hacer el recuento de días manualmente y así se tarda más tiempo en preparar el proyecto que con un programa de gestión de proyectos como puede ser OpenProj. Pero de este programa hablaremos más en detalle en la próxima entrada.